La delegación, es una de las funciones más importantes en toda organización, ya que es lo que permite la realización progresiva y simultánea de diferentes actividades entre si.
Delegar NO ES UNA CIENCIA EXACTA; es un oficio que se aprende mediante su ejecución progresiva: pruebas, aciertos y errores. Sin embargo, delegar eficazmente es el cumplimiento de varios criterios operativos y normativos.
El éxito en delegar no se mide por cómo lo haces, a quién lo distribuyes, o qué tan seguido lo haces. Delegar de forma efectiva no es solamente añadir éxito a tus logros, sino multiplicarlos. En la mayoría de los casos, no hacerlo eficazmente reducirá la velocidad de tu desarrollo, por lo que si deseas mejorar el uso de tu tiempo, delegar es esencial.
Delegar es más que solamente transferir trabajo. Significa involucrar a otros en la responsabilidad de los resultados, darle a alguien más la libertad para tomar decisiones de cómo lograr alcanzar esos resultados. Significa soltar.
No significa “desentenderse” de un problema o trabajo, sino poner a alguien en concreto a realizar las acciones necesarias para que este trabajo se lleve a cabo. Esto implica que quien delega tiene autoridad para hacerlo, pero sigue siendo responsable de vigilar que esa labor se realice.
¿QUÉ SUCEDE CUANDO NO SE DELEGA?
ESTRÉS, EXCESOS, VICTIMAS, FALTA DE ORGANIZACIÓN.
Dando como resultado un cerrado trabajo de manera negativa al decir que estamos inmersos en un…… CIRCULO VICIOSO.
- No delego.
- No tengo en quien apoyarme.
- No están preparados.
- No tengo tiempo.
Por ello es importante considerar algunos puntos para delegar:
- Selecciona a la persona adecuada para el trabajo. Para elegir al indicado hay dos razones: El individuo es el mejor calificado y puede lograr los mejores resultados, o el individuo será el más beneficiado aprendiendo de esta experiencia al tomar el trabajo.
- Proporcionar información suficiente a quien debes delegar, para que la persona a quien vas a delegar el trabajo, pueda visualizar como es que el trabajo encaja dentro de toda la operación, No atesores información para ti, determina en qué forma se sabrá que habrán obtenido éxito para que el nuevo responsable tenga una idea clara de lo que quieres lograr.
- Delega el trabajo completo a una persona y dale toda la responsabilidad. Esto elevará el interés del individuo en el proyecto y le dará un sentido más profundo de logro y satisfacción cuando la tarea se complete. Cuando delegas algo a alguien, asegúrate de que otros sepan que tú has dado la responsabilidad y autoridad a ese individuo, y de que están en libertad de trabajar y conseguir los resultados.
- Enfócate en los resultados, no en el proceso. Delega responsabilidad, no trabajo. Muchos empresarios confunden delegar responsabilidades con quitarse trabajo de encima y dárselo a otros. Cuando le asignes un proyecto a alguien, permítele la libertad de ejercitar algo su iniciativa. Enfócate en lo que tú quieres, no en cómo hacerlo. Deja que él o ella desarrollen la metodología de cómo alcanzar la meta.
- Delega a través de la comunicación, No hables tu todo el tiempo. Delega en un ambiente que te permita hacer una explicación completa delo que quieres para tu empresa. Pregunta a quien te apoya: ¿Entiendes lo que quiero decir?, también pregunta, ¿tienes algunas ideas sobre cómo vas a proceder? Con esto obtendrás más información de si lo que pediste fue comprendido.
- Maneja tiempos límite basados en la responsabilidad. No dejes que las fechas manejadas para el trabajo sean inciertas o sin límite. No dejes los comentarios abiertos como, ¿puedes darme esto lo más pronto posible? O, «por favor haz esto cuando te sea posible» Sé específico acerca del momento en el que quieres que el trabajo sea completado.
- Establece fechas para revisión. Si no revisas el progreso del trabajo encomendado, entonces no habrás delegado el trabajo. Revisa que se está llevando a cabo y guíalo, que las personas aprendan a hacer las cosas como tú las quieres, no como tú lo haces.
- Ofrece retroalimentación positiva y constructiva. No te enfoques en lo que está mal, sino en lo que se puede hacer para mejorar.
- Allegarse de los recursos necesarios para desarrollar las labores. Considera si el trabajo involucra a más personas o recursos que se necesiten para completarlo.
- Ofrece guía y consejo sin interferir. Señala los obstáculos con que se pueden encontrar, establece los parámetros, condiciones y términos antes de delegar. No impongas controles después de que has delegado algo. Manifiéstalos inmediatamente.
- Provee respaldo y apoyo cuando sea necesario. Hay una diferencia entre apoyar y rescatar. Si algo no va bien, apóyalo. Déjales saber que no tienen que luchar sus batallas solos.
- Dale todo el reconocimiento a la persona que concluya el trabajo. No te quedes tú con el crédito. Y si el responsable no logró el cometido asume tú la responsabilidad. Si la persona no ha desarrollado completamente sus habilidades como para completar el trabajo, tú como ejecutivo a cargo puedes asumir la responsabilidad de ello. Aprende de la experiencia para que puedas delegar más eficazmente la próxima vez.
Delegar actividades sin desentenderse de ellas, permitirá redefinirlas y encontrar nuevos proyectos, convirtiéndonos en ejecutivos, con mayores proyecciones empresariales.
