Desde tiempos antiguos, el individuo ha tenido la necesidad de controlar sus bienes y las del grupo del cual forma parte, por lo que de alguna manera se tenían formas de control para evitar fraudes; por tal situación, se requiere que una empresa fije control interno, ya que con esto se logra mejorar la situación financiera, administrativa y legal.
En las Funerarias, se requiere tener un apropiado control interno, con ello se evitan riesgos y fraudes, se cuidan y protegen los activos y sus intereses, también se logra evaluar la eficiencia en cuanto a su organización. Sin embargo, en las empresas funerarias muchas ocasiones no se cuenta con el control interno adecuado, debido a que gran parte de ellas son empresas familiares, en la mayoría de los casos; carecen de formalidad, de una organización adecuada y falta de manuales de procedimientos y de políticas que sean conocidas por todos los integrantes de la funeraria.
El Control Interno debe implementarse en cualquier empresa independientemente de su tamaño, estructura y naturaleza. La efectividad y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información financiera, y el respeto de las leyes y regulación aplicable. Lograr un verdadero crecimiento en las pequeñas y medianas funerarias.
Por lo tanto, de acuerdo a las necesidades de la funeraria, es como se debe determinar qué control se tiene que implantar. Partiendo de este punto veremos la importancia del control interno. Debido a que el control interno de una empresa constituye una herramienta profesional para directivos, contadores, auditores, administradores y para todas aquellas personas que requieren obtener información clara, veraz, oportuna y sobre todo suficiente en cantidad y calidad, un acertado control interno evita crisis de liquidez, de operación, de finanzas, de solvencia económica, de rentabilidad; además previene malversaciones, robo y malos manejos personales, así mismo salvaguarda los bienes y activos que toda funeraria requiere para su funcionamiento. El control interno nos da un gran beneficio más, pruebas para auditoria interna y externa; con el fin de cambiar el rumbo de las funerarias cuando se requiera.
El Control Interno sobresaliente, es aquel que no lastima el vínculo entre la empresa con sus clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana. El control interno genera una gran conexión entre dirigentes y subordinados; su función es aplicable a todas las áreas de trabajo, su efectividad depende de que la administración logre la información necesaria para seleccionar alternativas que mejor convengan a los intereses de la funeraria, por todo lo anterior trabajaremos con 7 puntos básicos para contar con un eficiente control interno:
1.- El control interno.– Es el conjunto de métodos y medidas adoptadas en una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas.
2.- Objetivos del control interno.- los objetivos de las empresas son establecer acciones y sistemas que operen conforme a estándares éticos de transparencia, efectivos y que procuren el crecimiento y la permanencia en el mercado; algunos de ellos son:
- Evitar errores.
- Cada empleado conozca su grado de responsabilidad dentro de la empresa:
- Responsable de las compras
- Responsable de pagar las facturas
- Responsable para hacer la contabilidad
- Responsable de la operación
- Identificar situaciones que pueden poner en peligro la operación ejemplo:
- No contratar seguros que protejan los vehículos
- No contratar seguros de instalaciones
- No contar con seguro para trabajadores
- No contar con los contratos laborales
- Evitar sanciones por instituciones u organismos reguladores de la industria funeraria.
3.- Beneficios de un sistema de control interno.- Uno de los grandes beneficios del control interno es ganar la confianza tanto de los propietarios como de los clientes, generar una buena imagen ante instituciones, proveedores, compradores, entre otros; protegiendo los activos de la funeraria entre los cuales se encuentran:
- Lograr objetivos y metas establecidos
- Fomentar el desarrollo organizacional
- Generar información confiable y oportuna
- Protección de los recursos y bienes, así como el adecuado uso de los mismos
- Alcanzar mayor eficiencia, eficacia y transparencia en las operaciones
- Cumplimiento del marco normativo
- Reducir los riesgos de deshonestidad
- Fomentar la práctica de valores
- Promover la rendición de cuentas
- Trabajar de acuerdo a la misión, visión y objetivos emitidos por la funeraria
4.- Los elementos de control interno son básicamente siete. Puesto que un elemento es la parte fundamental de una cosa; podemos decir que en el control interno el elemento forma parte del objetivo, por lo tanto debemos aplicar lo siguiente:
- Organización.- todos saben qué hacer y qué en momento.
- Sistemas de contabilidad.- Permite la clasificación de operación de ingresos y egresos.
- Reportes Financieros.- reporte de resultados, basados en una contabilidad clara y eficiente bajo estándares aceptados.
- – Métodos documentados para operar reduciendo la posibilidad de errores, duplicidad de funciones y por ende trabajar doble.
- Políticas.- con base en los objetivos y estrategias, claras, autorizadas, difundidas, regulan todos los procesos que se deben realizar en la funeraria.
- Sistema de Información.- reportes oportunos, adecuados y emitidos por cada responsable de proceso.
- Supervisión.- Las actividades de monitoreo y supervisión deben evaluar si los componentes y principios están presentes y funcionando en la funeraria de acuerdo a lo establecido.
5.- Las características del control interno son:
- El sistema de control interno debe formar parte integrante de los sistemas: contables, financieros, de planeación, de información operacional.
- Corresponde a la máxima autoridad de la funeraria, la responsabilidad de: establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno.
- En cada área de trabajo de la funeraria, el encargado de dirigir es responsable del control interno ante su jefe inmediato, de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en la funeraria.
- La unidad de control interno, o quien haga sus veces; es la encargada de evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la funeraria.
- Todas las negociaciones de la funeraria, deberán registrarse en forma exacta y oportuna.
6.- La implementación del sistema de control interno. Con la finalidad de generar un sencillo sistema de control interno se deben considerar y cumplir con tres fases siguientes:
Planeación
Se inicia con el compromiso formal de calidad y la responsabilidad de conducir el proceso. Comprende además las acciones orientadas a la formulación de un diagnóstico de la situación en que se encuentra el sistema de control interno de la funeraria con respecto a las normas de control interno establecidas por la misma, que servirá de base para la elaboración de un plan de trabajo que asegure su implementación y garantice la eficacia de su funcionamiento.
Ejecución
Comprende el desarrollo de las acciones previstas en el plan de trabajo. Se da en dos niveles secuenciales: a nivel empresa funeraria y a nivel de procesos. En el primer nivel se establecen las políticas y normativa de control necesarias para la salvaguarda de los objetivos de la empresa bajo el marco de las normas de control interno y componentes que éstas establecen; mientras que en el segundo, sobre la base de los procesos críticos de la empresa, previa identificación de los objetivos y de los riesgos que amenazan su cumplimiento, se procede a evaluar los controles existentes a efectos de que éstos aseguren la obtención de la respuesta a los riesgos que la administración de la empresa ha adoptado.
Evaluación
Fase que comprende las acciones orientadas al logro de un apropiado proceso de implementación del sistema de control interno y de su eficaz funcionamiento, a través de su mejora continua. La Importancia de Considerar El sistema de control interno está a cargo de la propia empresa. Su implementación y funcionamiento es responsabilidad de sus encargados de cada área de trabajo. Por ello es importante una evaluación periódica con el fin de generar acciones conducentes a superar las debilidades e ineficiencias encontradas.
7.- Guía de implementación de Control Interno.
¿Qué vamos a hacer? Trabajando de manera colectiva, diseñar los procedimientos, guías y documentos o papeles de trabajo para realizar la implementación del modelo de control que se requiere.
¿Cómo lo vamos a hacer? De manera individual o colectiva se trabaja en cada uno de los pasos de implementación, en cada paso se debe llenar el formato del PROCEDIMIENTO explicando las actividades a desarrollar en dicho paso; si alguna actividad necesita un formato, guía o documento adicional se debe referenciar a que actividad corresponde el procedimiento
¿Cuándo lo vamos a hacer? De manera periódica trimestral, semestral o anual, debemos revisar de manera minuciosa cada una de las áreas de trabajo, con el fin de determinar su funcionamiento óptimo y tomar decisión de cambios de forma o fondo según se requieran.
¿Dónde lo vamos a hacer? Todas las áreas de trabajo tanto administrativas como operativas, requieren de control interno; por lo tanto cada empresa funeraria determinara su parte vulnerable de cada lugar de trabajo.
- Manejo de recursos y servicios de contabilidad y finanzas
- Manejo Administrativo y control de personal
- Manejo de Materiales y suministros (inventarios)
- Manejo de Bienes Muebles e inmuebles (mobiliario, equipo y vehículos)
- Manejo de Áreas Operativas (las zonas de embalsamamiento y manejo de cadáveres)
Durante el procedimiento de Control Interno, se elaboran documentos, guías o formatos que consideremos necesarios para obtener el control de las actividades que se señalen, o que por su naturaleza deban ser controladas muy puntualmente.
Y finalmente podemos concluir que el Control Interno, comprende todo el plan de organización, los métodos y procedimientos que se establecen en una empresa o negocio, no importando el tamaño; ya que de ello emanan tres objetivos principales: a) la obtención de información financiera correcta y segura, b) la salvaguarda de los activos y c) la eficacia de las operaciones; Con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado; con lo cual generara confiabilidad y veracidad de la industria funeraria, para las familias que requieren de los servicios funerarios.
