El objetivo fundamental de esta guía consiste en señalar las bases para la elaboración, presentación y actualización de los manuales de procedimientos, unificando criterios de contenido que permitan la realización de las funciones de dirección, coordinación y departamentos que conforman las empresas funerarias a través de la sistematización de las actividades, la identificación de los procesos y la definición del método para efectuarlas. El contenido del presente artículo comprende el objetivo y el procedimiento para la elaboración del manual, así como la metodología para desarrollar en cada uno de sus apartados y los lineamientos para su actualización, presentación y aprobación.
Objetivo del manual de procedimientos
1.- Proporcionar un instrumento normativo que permita homogeneizar y mejorar la calidad de la atención al usuario de los centros funerarios.
2.- Definir si es que no existe la estructura organizacional de la empresa de acuerdo a los puestos existentes y/o en su caso validar la importancia estructural del puesto para definir de manera eficiente la reestructura organizacional pertinente, a fin de mejorar la productividad y reducir cargas financieras para la Empresa Funeraria.
Análisis y diseño de procedimientos
A través del conocimiento de los procedimientos puede tenerse una concepción clara y sistemática de las operaciones que se realizan en una empresa funeraria; es importante que al emprender un estudio de esta naturaleza, se aplique una metodología que garantice la descripción de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurídico-administrativas establecidas al efecto. En tal virtud se presentan de forma breve las etapas necesarias para desarrollar la identificación, el análisis y el diseño de los procedimientos en un centro funerario.
Elementos que integran el manual
En la actualidad existe una gran variedad de modos para presentar un manual de procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que éste varía según los objetivos y propósitos de cada funeraria, así como con su ámbito de aplicación; por estas razones, resulta conveniente se adopten normas generales que uniformen tanto el contenido de los manuales, como su forma de presentación.
A continuación se mencionan los elementos que se consideran, deben integrar un manual de procedimientos en un centro funerario, por ser los más relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboración:
- Portada
- Índice
- Introducción
- Objetivo del Manual
- Marco Jurídico
- Denominación del Procedimiento
- Propósito
- Alcance
- Políticas de operación, normas y lineamientos
- Descripción del Procedimiento
- Diagrama de Flujo
- Documentos de Referencia
- Registros
- Glosario
- Anexos
- Identificación (logotipo y nombre de la funeraria, nombre o siglas del departamento responsable lo elabora, título del manual de procedimientos y fecha de elaboración o en su caso, actualización)
- Índice
- Introducción
- Objetivo(s) a corto y largo plazo
- Descripción de los procedimientos por departamento
- Simbología
- Resultados
- Anexos
- Regla Interior de Trabajo de la Empresa.
Ventajas de contar con procedimientos documentados
Los procedimientos documentados y agrupados en un manual permiten:
- Disminuir la improvisación y los errores;
- Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades del personal de la empresa;
- Dar una visión global y sistemática del trabajo administrativo de las empresas funerarias;
- Ser documentos de consulta, control y evaluación;
- Vincular la realidad con los procesos documentados; y
- Emprender acciones de mejora continua.
REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA: Alvares, M. (2006). “Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos” Editorial Panorama; 1996, México: D.F. Aguilar-Morales, J.E. (2010). “El análisis de puesto”. Network de Psicología Organizacional. México: Asociación Oaxaqueña de Psicología A.C.
